Wat is een CRM-systeem
CRM-systemen (Customer Relationship Management) ondersteunen de marketing-, sales- en serviceteams van een organisatie, om de relatie met de klant te optimaliseren. Aan de hand van snelgroeiende technische ontwikkelingen, met name op het gebied van software, zijn de mogelijkheden en functionaliteiten die deze CRM-systemen te bieden hebben aanzienlijk gegroeid.
CRM-systemen maken het voor organisaties eenvoudig en overzichtelijk om een integraal klantbeeld te vormen, dit houdt in dat alle informatie op één centrale plek vindbaar is en goed overzichtelijk wordt gemaakt.
Functionaliteiten
Functionaliteiten die u van veel CRM-systemen kunt verwachten zijn onder andere leadmanagement, contactmanagement, interne communicatie, emailintegratie en rapportages. Hoewel de interface van de meeste CRM-systemen eenvoudig te begrijpen is, zijn er toch nog te veel MKB-bedrijven die de mogelijkheden van dergelijke systemen niet (volledig) aangrijpen. Om nog maar te zwijgen over de potentie die een goed geoptimaliseerd CRM-systeem heeft voor marketingdoeleinden. Vaak zie je dat de bedrijven die al met een CRM werken de mogelijkheden van dit systeem niet volledig benutten.
Beperkte uitvoering van functionaliteiten + advies van MADE
Veel MKB-bedrijven gebruiken CRM-systemen uitsluitend voor documentatie of als basis voor operationele zaken. Bij MADE vinden wij dit zonde, want wij weten maar al te goed wat deze cloud-oplossing voor uw organisatie kan betekenen. Dit zit hem voornamelijk in hoe een optimaal CRM-systeem voor nu, maar ook zeker de langere termijn u tijd kan besparen, nieuwe relaties en klanten op kan leveren, een efficiëntere werkdag kan faciliteren en datagedreven werken mogelijk maakt aan de hand van slimme rapportages.
Onze taak bij MADE is om u te adviseren over het juiste systeem en een zo goed mogelijke implementatie hiervan.
In een notendop
Gripp aan de hand van een voorbeeld
Wij leggen u graag uit aan de hand van een use case. Op advies van MADE heeft één van onze partners gekozen voor de CRM-oplossing van Gripp. Voor dit bedrijf zijn een aantal aspecten belangrijk gebleken bij het kiezen van een CRM-oplossing. Omdat een aantal van deze aangevraagde activiteiten verder gaat dan de standaard functionaliteiten en de vraag van het bedrijf. Het is een oplossing voor vandaag, maar ook voor de toekomst is deze software de perfecte match voor onze partner. Bekijk hieronder wat wij hebben gerealiseerd:
Eenvoudig en gestroomlijnd salesproces
Het is van belang om jouw doelgroep te voorzien van een vloeiend salesproces dat aansluit op jouw bedrijf. Dit betreft het eerste contact, maar ook de aftersales. Alles moet kloppend zijn. Vandaar dat wij begonnen zijn met het in kaart brengen van het salesproces.
Tevens is het in het salesproces belangrijk dat offertes, opdrachtbevestigingen en facturen allemaal in dezelfde huisstijl gecommuniceerd worden en met kloppende, volledige informatie. Dit proces wordt flink geautomatiseerd waardoor handmatige handelingen onnodig zijn.
Integraal klantbeeld en segmentatie
Voor nieuwe, huidige en oude klanten is het van groot belang dat binnen de organisatie de juiste klantgegevens bij de juiste personen aanwezig zijn. Op deze manier is het mogelijk om snel te schakelen en worden relaties nooit over het hoofd gezien. Dit heeft zeker invloed op de sales en service die je aan klanten kunt verlenen.
Tot slot is het mogelijk om relaties op een goede manier te segmenteren, op deze manier is communicatie meer gepersonaliseerd en is data beter inzichtelijk.
Rapportages
Meten is weten. Door de slimme rapportages van Gripp weet je precies hoe de opbouw van jouw omzet eruitziet en kun je slimme voorspellingen uitvoeren voor de toekomst. Met Gripp Plus hebben bedrijven ook de mogelijkheid te visualiseren, rapportages te customizen en toegang tot krachtige business intelligence functies.
Projectmanagement
Van offerte naar uitvoering en succesvolle oplevering van je project. Gripp maakt het eenvoudiger om op tijd lopende projecten op te leveren. Je kunt binnen Gripp taken verdelen, deadlines opstellen en door real-time inzicht de vooruitgang volgen.
Koppelingen met andere systemen
(Mailchimp, lead info en Exactonline)
Omdat deze software organisatiebreed ingezet dient te worden om echt waarde toe te voegen, is het van belang om ook te kijken naar integraties met andere systemen. Op deze manier kun je nog meer activiteiten centraal organiseren voor jouw bedrijf.
De Mailchimp integratie is voor marketingdoeleinden aantrekkelijk om relaties op de hoogte te houden. Via Leadinfo kun je webverkeer in de gaten houden en andere belangrijke data van leads analyseren. Tenslotte is de koppeling met Exactonline een efficiëntieslag voor boekhouding.
Implementatiefase
Gezien het huidige salesproces van dit bedrijf en de ambitie dat het bedrijf heeft voor de toekomst, hebben wij gekozen voor de oplossing van Gripp. Hieronder hebben wij een schema gemaakt van het hele implementatieproces van A tot Z.
CRM-strategie en interne richtlijnen opstellen
Het is belangrijk om goed in kaart te brengen hoe de relatie en interactie met (potentiële) klanten vormgegeven moet worden. Tevens is draagkracht en kennis van het systeem binnen de organisatie een must. Een goede taakverdeling is hiervoor essentieel.
Properties invoeren en gegevens importeren
Als zowel de strategie als interne zaken in kaart zijn gebracht, is het zaak om de omgeving in te richten.
Allereerst zorgen wij ervoor dat alle properties goed staan om vervolgens belangrijke gegevens/ data die er al zijn op een zo efficiënt mogelijke wijze te importeren. Denk hierbij aan contactgegevens, producten, diensten, offerte, factuur -en email formats etc.
Koppeling met externe systemen
Wanneer het systeem is voorzien van de juiste omgeving en bedrijfsdata gaan wij aan de slag met het koppelen van externe systemen.
Het voordelige van Gripp en andere CRM-systemen is het feit dat het gekoppeld kan worden met Exact Online of een ander boekhoudsysteem om zo alle gegevens als facturen goed te synchroniseren en het gehele verkoopproces centraal en overzichtelijk te houden. Ook marketing gerelateerde systemen als Mailchimp kunnen eenvoudig gekoppeld worden, dit maakt het dan weer eenvoudiger om gepersonaliseerde content aan te bieden en de relatie met de klant te versterken.
Onboarding en training
Het systeem is nu volledig ingericht. De tijd om intern iedereen zo goed mogelijk ‘op te voeden’ met de mogelijkheden van de software is aangebroken. Vaak merken wij dat bedrijven systemen niet omarmen omdat het te moeilijk of uitgebreid is en men daardoor niet direct de meerwaarde ervan inziet. Aan de hand van een gestructureerd onboardingsproces en een training zorgen wij ervoor dat het systeem meteen meerwaarde heeft voor jouw organisatie.
Onderhoud en doorontwikkeling
Een CRM-systeem is net als een website een ongoing proces. Er zullen op termijn zeker nog aanpassingen gedaan moeten worden. Om ervoor te zorgen dat dit niet stokt nemen wij dit graag uit handen, zodat je gewoon door kunt gaan met de werkzaamheden.
Conclusie
Wat je voornamelijk ervaart met het implementeren van een CRM-systeem, is dat dit veel tijd en moeite kost. Je moet al 2 stappen verder kijken betreffende het gebruik hiervan. Dat is lastig, zeker als je hier niet dagelijks mee te maken hebt. Alle data die je erin zet en properties die je in de omgeving aanpast moeten deel uitmaken van de strategie die ervoor zorgt dat het CRM-systeem jouw organisatie efficiënter en makkelijker laat werken. Bij MADE ontzorgen wij je zo veel mogelijk in dit proces en helpen wij je graag om dit als organisatie te koppelen aan de commerciële activiteiten.
Begin vandaag nog
Werk jij nog niet met een CRM-systeem of ben jij op zoek naar hulp om het uiterste uit jouw CRM-systeem en commerciële activiteiten te halen? Boek dan een meeting of laat je gegevens achter!
